ベトナムで経理を外注しながら社内に置く「総務」の採用｜任せきりにしないための一人

はじめに

ベトナムに進出した外資企業の多くは、記帳や申告を会計事務所に外注します。この判断自体は合理的で、内製と外注のどちらを選ぶかは別稿「ベトナム外資企業の経理：内製 vs 外注（会計事務所・BPO）」で整理しました。

ただし、外注を選んだ会社でも、社内に「まったく人を置かない」状態は現実的ではありません。請求書やVATインボイスを集めて整理する、会計事務所に資料を渡して期限を管理する、支払の準備をする、質問をやり取りする。こうした日々の実務を担う人が社内にいないと、いつの間にか「任せきり」に近づいていきます。

日系企業でこの役割を担うのは、多くの場合「総務」です。専任の経理担当（内製化）を置くほどではないが、外注を回すために社内に一人ほしい。本稿では、会計事務所への外注を続けながら置く総務について、その役割・人物像・採用時の注意点を、管理者目線で整理します。

1. 「総務を置く」ことと「内製化」は違う

まず押さえておきたいのは、ここで言う総務は、経理を社内に持つ「内製化」とは別物だということです。

内製化の一人目は、会計事務所に外注していた実務を自分で回せる、CA（Chief Accountant / Kế toán trưởng、以下CA）級の即戦力を指します（詳しくは別稿「ベトナムで経理を内製化するとき最初に雇うべき経理社員像」）。一方でここでの総務は、外注は続けたまま、会社側の手足として日常の実務を支える役割です。記帳や税務判断の主担当は会計事務所に残り、総務がそれを引き取るわけではありません。

この違いを曖昧にしたまま採用すると、総務に経理の仕事を期待して失敗するか、逆に総務すら置かずに任せきりになるか、どちらかに振れがちです。「外注を回すための一人」と「内製化のための一人」は、求める人物像も給与水準も大きく異なります。

2. なぜ外注していても社内に「総務」が要るのか

会計事務所は、会社から渡された請求書や証憑をもとに処理します。裏を返せば、資料が渡らなければ処理は進まず、渡す資料の中身や背景まで事務所がすべて把握しているわけではありません。

この「会社側でやるべきこと」を担う人がいないと、資料の提出が遅れ、期限が守られず、支払の準備が滞り、事務所からの質問が宙に浮きます。社内に残すべき最低限の機能――窓口、月次の確認、期限管理、判断の記録、データの管理――は、担い手がいて初めて回ります。総務は、その担い手です。

専任の経理を置けない規模の会社でも、総務を一人決めておくだけで、任せきりのリスクは大きく下がります。

3. 総務が担う仕事と、会計事務所との線引き

総務に任せる仕事は、おおむね次の範囲です。

• 証憑の収集と整理。請求書・領収書・契約書などを集め、月次で会計事務所に渡せる形にまとめます。
• 会計事務所との窓口。資料の授受、期限の管理、事務所からの質問の社内への橋渡しを一元的に担います。
• 支払の準備。振込データや支払一覧を作成します。ただし承認は管理者が行い、総務が単独で支払を実行できる状態にはしません。
• 月次資料の受領チェック。事務所から届いた試算表や申告書が期限内に揃っているかを確認し、大きな異常があれば管理者に上げます。

一方で、次は会計事務所側に残します。総務に引き取らせないことが大切です。

• 記帳と申告の実務そのもの
• 税務・会計上の見解（事務所の助言を管理者に取り次ぐ）
• 税務調査・法定監査時の各論点への判断

線引きの原則はシンプルです。総務は「集める・渡す・確認する・つなぐ」を担い、「処理する・判断する」は会計事務所に残す。ここが混ざると、専門的な知見のない総務が実質的に記帳や判断を背負い込み、ミスと属人化の温床になります。

4. どんな人を採るか、そしてよくある失敗

総務に必要なのは、高度な会計知識ではありません。求めるのは、段取り・几帳面さ・締切を守る力・社内外をつなぐコミュニケーションです。

• 資質。書類をきれいに整理でき、期限を自分で管理でき、会計事務所と管理者の間を過不足なくつなげる人。会計の基礎知識が分かればより安心ですが、必須では無いです。
• 語学。管理者と直接やり取りできる英語または日本語ができると、事務所とのやり取りの精度が上がります。通訳業務を兼務しているケースも見受けられる印象です。
• 経験。経理事務・総務・アシスタントの経験があれば十分です。コストを抑えたい場合、経験が無い新卒層の採用も検討に値します。

採用でよくある失敗は、次の3つです。

• 総務に経理実務の仕事を期待する。知見のない総務に記帳や税務判断まで背負わせると、本人が疲弊し、ミスも見えなくなります。役割の上限をあらかじめ決めておきます。
• 承認まで総務に委ねる。支払や重要書類の承認は管理者が持ちます。準備と承認を同じ人に集めると、内部統制が働きません。
• 一人に集約したまま共有しない。総務が退職・不在になった瞬間に会社が止まらないよう、期限・進行中の資料・事務所との経緯は管理者やバックアップとも共有しておきます。

5. 役割分担を決める

任せきりを避ける確実な方法は、総務・会計事務所・管理者の三者で、どこまでが誰の仕事かをあらかじめ決めておくことです。下の表は、その分担を整理する出発点です。

大切なのは、準備と確認は総務が担っても、承認と判断は管理者に、処理は会計事務所に残すという線引きです。この三者の役割が曖昧なままだと、総務がいても任せきりに戻っていきます。

6. この体制の限界と、内製化への移行

総務を置いて外注を回す体制は、立ち上げ期や小規模の会社には現実的で効率的です。ただし、取引量が増え、判断を要する場面が日常的になってくると、この形にも限界が来ます。

事務所への問い合わせが増えて意思決定が遅れる、総務が実質的に記帳や判断を抱え始める、月次の数字を社内でもっと早く読みたくなる。こうしたサインが出てきたら、外注の補完から一歩進んで、経理を社内に持つ段階です。そのときは「ベトナムで経理を内製化するとき最初に雇うべき経理社員像」、さらに人員を増やす判断は「ベトナムの一人経理はいつ限界を迎えるか｜2人目の経理社員を採る判断軸」もあわせてご覧ください。

おわりに

会計事務所への外注を続けるとしても、社内に総務を一人置くことは、任せきりを避けるための現実的な第一歩です。総務は経理の専門家である必要はなく、集める・渡す・確認する・つなぐという実務を、細く長く担える人であれば十分です。

大切なのは、総務・会計事務所・管理者の役割をはっきりさせ、承認と判断だけは会社に残すことです。この一人がいるかどうかで、税務調査や事務所の乗り換えといった局面での会社の動きやすさが変わってきます。

FAQ

Q1. 経理の知見がない総務でも大丈夫ですか？

はい、外注を前提とする限り問題ありません。総務に求めるのは記帳や税務判断そのものではなく、証憑を整理し、会計事務所に渡し、期限を管理し、質問をつなぐ実務です。経理の基礎知識があればより安心ですが、必須ではありません。記帳と判断は会計事務所に残すのが前提です。

Q2. 総務と会計事務所で、仕事が被りませんか？

役割を分けておけば被りません。総務は「集める・渡す・確認する・つなぐ」を担い、会計事務所は「処理する・判断する」を担います。混ざると、資格のない総務が実質的に記帳や判断を抱え込み、ミスと属人化につながります。契約時と担当変更時に、どこまでが総務の仕事かを明文化しておくとよいでしょう。

Q3. いつ内製化（CAの採用）に切り替えるべきですか？

事務所への問い合わせが増えて判断が遅れる、総務が記帳や判断を実質的に抱え始める、月次の数字を社内でもっと早く読みたい――こうしたサインが日常的になったら、外注の補完から内製化への移行を検討する時期です。まずは一人目の内製化社員の像から確認するとよいでしょう。