はじめに
ベトナムで経理を内製化し、最初の経理社員を採用した会社が、しばらくして直面するのが「このまま一人体制でよいのか」という問題です。前回の記事「ベトナムで経理を内製化するとき、最初に雇うべき経理社員像」では、内製化の1人目には、会計事務所に任せていた実務を自分で回せるチーフアカウンタント（以下、「CA」）級の人材が要る、と整理しました。
最初の1人が優秀であればあるほど、会社はついその人に頼ってしまいます。記帳、支払、請求、税務申告、会計事務所とのやり取り、本社への報告まで、気づけばほとんどの経理業務が1人に集まっている、という状態は珍しくありません。
短期的には、それで回っているように見えます。しかし、月次決算が少しずつ遅れ始める、支払の確認が滞る、その人が休むと誰も対応できない、といった場面が出てくると、一人経理の限界が見え始めます。本稿では、ベトナムで2人目の経理社員を採るタイミングと、1人目を補完する社員像について整理します。
1. 一人経理の本当の怖さ
一人経理のリスクは、単に「忙しい」というだけではありません。
ベトナムでは、日常の経理処理の中に、税務上の確認や証憑管理が細かく入り込みます。VATインボイス（電子インボイス）が正しく発行・受領されているかの確認、銀行送金の証憑、給与・社会保険・個人所得税（PIT）関連の資料、会計事務所とのやり取り。こうした細かい実務が、特定の1人に集中しやすい傾向があります。
その人が社内のルールや過去の経緯をすべて把握している一方で、周囲は「何をどこまで確認しているのか分からない」という状態になっていることがあります。単純作業に見えるインボイス確認や証憑整理も、実際には会社の税務リスクに直結しているため、中身が一人の頭の中にしかない状態は、思いのほか危ういものです。
この状態で休職や退職が起きると、単に作業が止まるだけでなく、会社側が経理の中身を把握できなくなります。外資企業の管理者にとっては、ここが一人経理の一番怖いところだと思います。加えて、経理が一人だと、その人が処理した内容を誰もチェックしません。ミスや不正があっても、発見が遅れます。
2. 「そろそろ2人目かもしれない」と感じる場面
2人目を検討すべきかどうかは、いくつかの場面で見えてきます。次のような状況が重なってきたら、一度立ち止まって考えるとよいです。
まず、月次決算のクロージングが、少しずつ後ろにずれてきた場合。1人目の着任当初は問題なく締まっていたのに、業務量の増加とともに遅れが常態化してきたなら、一人で回せる限界に近づいているサインです。
次に、1人目が日常業務に追われ、本来やってほしい仕事に手が回らなくなっている場合。CA級の1人目には、税務判断や本社対応、体制の改善に時間を使ってほしいのに、記帳や支払に忙殺されて、そこまで手が回らない。この状態が続くなら、日常業務を切り出す相手が要ります。
残業や休日出勤が当たり前になっているのも、見逃せない兆候です。この状態を放置すると、1人目の疲弊と離職につながります。経理担当者が静かに消耗していく兆候については、別稿「ベトナムの経理チームが「回っていない」5つの症状」も参考になります。
そして、1人目が休暇を取ると経理が止まってしまう場合。支払が滞る、資料の在り処が分からない、誰も対応できない。こうした状態は、業務継続性の面でかなり危険です。CAの長期不在がどれだけ経理を揺るがすかは、別稿「チーフアカウンタントが産休に入るとき」でも触れています。
拠点が増えた、取引先が増えた、輸出入が始まった、といった事業の拡大も、経理の業務量を押し上げます。事業の成長に経理体制が追いついていないと感じたら、増員を考える頃合いです。
3. 2人目は、もう一人のCAでなくてもよい
2人目の採用でよくある誤解が、「今のCAが大変そうだから、同じような人をもう一人採ろう」という考え方です。
もちろん、予算が十分にあり、将来の後継者候補として採るのであれば、その選択肢もあります。ただ、実務上は、同じようなCA級人材を2名並べるよりも、まずは1人目の手元から日常業務を切り出す方が、うまく機能するケースが多いです。
たとえば、1人目が税務判断、月次・年次決算、本社対応、会計事務所や監査人とのやり取りを担う。2人目は、記帳、請求書の発行、支払資料の準備、経費精算、銀行関連の資料、証憑整理などを担当する。こう役割が分かれると、1人目はレビューと判断に時間を使えるようになり、2人目も、いきなり全体を背負うのではなく、担当領域を持ちながら成長できます。
ただし、注意したいのは、2人目を「入力だけできれば十分」と考えないことです。CA級である必要はありませんが、単純作業だけをこなす人でよいわけでもありません。前述のとおり、ベトナムの経理は、日常業務の一つひとつが税務リスクに直結します。インボイスの要件、支払の証憑、経費の損金性といった点を、ある程度理解して処理できる人でないと、結局は1人目が全部チェックし直すことになり、負担が減りません。「CA級ではないが、税務・会計の基本を踏まえて日常業務を回せる人」――このあたりが、2人目に見たい水準です。
会社の業種によっては、2人目に特定領域の経験を求めることもあります。製造業なら原価計算、貿易業なら輸出入・通関関連というように、1人目が手薄な領域を補ってもらう採り方です。
なお、実務力が高くても、二人経理の立ち上げに向かない人もいます。たとえば、前職で一人経理として自由に進めてきた人が、既存CAの下でレビューを受けながら働くことに抵抗を感じるケースです。役割分担を受け入れ、情報を共有しながら働けるかは、採用時に見ておきたい点です。
4. 採用前に決めておきたいこと
2人目を採ると決めたら、採用の前に整理しておきたいことがあります。
一番大事なのは、1人目と2人目が、それぞれどの業務を担当し、どこで連携するのかを、採用前に決めておくことです。ここが曖昧なまま人を入れると、入社後に業務の重複や抜け漏れが起きます。分担は、1人目本人と相談しながら設計するのが現実的です。
その意味で、1人目を採用プロセスに関与させることをおすすめします。2人目は1人目と日々協働する相手ですし、1人目の意見を反映させておくと、チームとして早く噛み合います。1人目にとっても、「自分のチームを持つ」という意識が芽生え、マネジメントの経験を積む機会になります。
2人目が入るこのタイミングは、1人目の頭の中にある業務を文書化し、標準化する好機でもあります。属人化していた処理を、誰が見ても分かる形に整理しておくと、二人経理が安定し、その先の増員にも備えられます。
待遇については、2人目が日常業務中心なら、1人目（CA級）とは水準が変わります。ただし、育成を前提に将来の幹部候補として採るなら、成長に応じた処遇の道筋を示しておくことが、定着につながります。
5. まだ2人目を採らない方がよい場合
一方で、増員が最善とは限らない場面もあります。「忙しい＝人を増やす」と短絡する前に、次のような状態でないかを確認した方がよいです。
1人目の業務がまだ整理されていない場合。何を誰に渡すのかが決まっていない状態で人を入れても、1人目の指導負担が増えるだけで終わります。業務量そのものではなく、単にやり方が非効率なだけ、というケースもあります。この場合は、フローの見直しや会計ソフトの使い方の改善で解決することがあります。
会計事務所との役割分担が曖昧なままの場合も、先にそこを整理した方がよいです。社内と外注のどちらが何を担うのかが決まっていないと、2人目を入れても業務が宙に浮きます。
また、1人目にチームを持つ意思がない場合。指導や分担を面倒に感じるタイプだと、2人目が入っても機能しにくくなります。採用の前に、1人目自身がどうしたいのかを聞いておくことも大切です。
増員はコストを伴う判断です。採用に動く前に、一度「本当に人が足りないのか、それとも業務が整理されていないだけなのか」を見極めることが、結果的に無駄のない体制づくりにつながります。
おわりに
2人目の経理社員を採るかどうかは、一人経理から、支え合う経理へと移る判断です。月次決算の遅れ、1人目の多忙、休暇中に経理が止まること、事業の拡大。こうした場面が重なってきたら、検討の頃合いです。
採用にあたっては、1人目と同じ人材をもう一人並べるのではなく、1人目を補完する人を採ること。そして、増員の前に、業務そのものが整理されているかを一度確認すること。この二つを押さえておくと、二人経理は単なる増員以上の効果を生みます。本稿が、ベトナムでの経理体制を次の段階に進めるうえでの参考になれば幸いです。
FAQ
Q1. 2人目を採る予算がまだない場合、どうすればよいですか？
すぐに正社員を採れなくても、1人目の負担を減らす手はあります。給与計算を専門の代行会社に出す、繁忙期だけ会計事務所のサポートを広げる、一部の作業をパートタイムで補う、といった方法です。1人目が疲弊しきる前に、何らかの形で負担を分散しておくことが大切です。
Q2. 1人目と2人目の役割は、どう分けるのが自然ですか？
基本形は、1人目（CA級）が税務・決算・本社対応・レビューを担い、2人目が日常記帳・支払・請求・証憑整理を担う形です。ただ、業種や業務量で最適な分け方は変わります。採用前に分担を決め、1人目と相談しておくこと、そして両者の守備範囲が重ならず、抜け漏れも出ないように整理しておくことが、二人経理をうまく回すコツです。
